Privacybeleid

Wie is verantwoordelijk?

Honden Hoeve de Lies is een eenmanszaak, gevestigd in Prinsenbeek, en is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Onze actuele contactgegevens, het KVK-nummer en het btw-nummer staan op de contactpagina en in de footer van deze website. Voor vragen over privacy kun je via deze contactgegevens contact met ons opnemen.

Welke gegevens verwerken we?

Afhankelijk van het contact en de dienst kunnen we de volgende gegevens verwerken:

• naam, adres, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer;
• factuur- en betaalgegevens;
• reserveringsgegevens, gekozen diensten en afgesproken haal- en brengtijden;
• gegevens van een contactpersoon voor noodgevallen;
• correspondentie via e-mail, telefoon, WhatsApp of het contactformulier;
• informatie over je hond, zoals naam, leeftijd, ras, chipgegevens, gedrag, voeding, vaccinaties, dierenarts, medicatie en aandachtspunten;
• foto’s of video’s waarvoor afzonderlijk toestemming is gegeven;
• technische gegevens die noodzakelijk zijn voor de werking en beveiliging van de website, zoals een IP-adres, tijdstip en technische loggegevens.

Informatie over een hond is niet automatisch een persoonsgegeven. Zodra die informatie aan een eigenaar of klant kan worden gekoppeld, behandelen we deze wel zorgvuldig als onderdeel van het klantdossier.

Geef je gegevens van een noodcontact of andere persoon door? Informeer die persoon dan dat Honden Hoeve de Lies deze gegevens alleen gebruikt wanneer dat nodig is.

We houden klant-, honden-, reserverings- en intakegegevens centraal bij in Aniday. Voor deze gegevens gebruiken we geen afzonderlijke Google Sheet naast Aniday.

Waarom gebruiken we deze gegevens?

We verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• vragen beantwoorden en een kennismaking plannen;
• beoordelen of onze opvang of dienstverlening passend en veilig is;
• een overeenkomst voorbereiden en uitvoeren;
• een persoonlijk plan voor de hond maken en volgen;
• dagopvang, pension, uitlaatservice en haal- en brengservice uitvoeren;
• contact opnemen over planning, wijzigingen, bijzonderheden of een noodsituatie;
• facturen opstellen, betalingen verwerken en onze administratie voeren;
• voldoen aan wettelijke verplichtingen rond administratie, dierenwelzijn en vaccinaties;
• onze website en communicatiekanalen veilig en bruikbaar houden;
• afgeschermde back-ups maken en herstellen wanneer dat nodig is voor continuïteit en beveiliging;
• klachten, incidenten of mogelijke rechtsvorderingen behandelen;
• met afzonderlijke toestemming foto’s of video’s delen.

Op welke grondslagen verwerken we gegevens?

• Overeenkomst of voorbereiding daarvan: bijvoorbeeld bij een aanvraag, kennismaking, reservering, intake en uitvoering van een dienst.
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor de fiscale administratie en de administratie die hoort bij bedrijfsmatige opvang van honden.
• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor veilige bedrijfsvoering, het voorkomen van misbruik, goede communicatie en het behandelen van klachten of incidenten. Daarbij wegen we jouw privacybelang mee.
• Toestemming: bijvoorbeeld voor publicatie van herkenbare foto’s of video’s en, als dit later van toepassing wordt, niet-noodzakelijke cookies.

Wanneer verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming altijd intrekken. Dat verandert niets aan het rechtmatige gebruik vóór de intrekking.

Welke gegevens zijn nodig?

Voor een vrijblijvende vraag hoef je alleen de gegevens te geven die nodig zijn om te antwoorden. Voor opvang of een andere dienst zijn aanvullende gegevens nodig om de overeenkomst verantwoord en veilig uit te voeren.

Zonder noodzakelijke contact-, gezondheids-, gedrags- of vaccinatie-informatie kunnen we mogelijk geen kennismaking, reservering of dienst aanbieden.

Met wie delen we gegevens?

We verkopen persoonsgegevens niet. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld met:

• leveranciers voor hosting, websitebeheer en digitale formulieren;
• afgeschermde cloudopslag, waaronder Google Drive wanneer die voor website- of klantback-ups wordt gebruikt;
• e-mail-, telefoon- en berichtendiensten, waaronder WhatsApp wanneer je daarvoor kiest;
• Aniday voor klant-, honden-, intake- en reserveringsgegevens;
• bunq voor zakelijke betalingen en betaalgegevens;
• boekhoud- en andere dienstverleners die daadwerkelijk nodig zijn voor onze administratie;
• een dierenarts of andere hulpverlener bij een gezondheids- of noodsituatie;
• adviseurs, verzekeraars of bevoegde instanties als dat noodzakelijk of wettelijk verplicht is;
• Facebook of Instagram wanneer je afzonderlijk toestemming geeft voor publicatie.

Leveranciers krijgen alleen toegang tot gegevens die zij voor hun taak nodig hebben. Waar dat volgens de AVG nodig is, maken we afspraken over beveiliging en verwerking.

Klik je zelf op een link naar Facebook, Instagram of een andere externe website, dan verlaat je onze website. De betreffende aanbieder verwerkt gegevens vervolgens volgens het eigen privacybeleid.

Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige digitale dienstverleners, waaronder sociale-mediaplatforms, kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Als dat bij een door ons gebruikte dienst gebeurt, maken we alleen gebruik van een wettelijk toegestane doorgifte, zoals een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen.

Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een mogelijke rechtsvordering een langere termijn nodig maakt.

Daarbij hanteren we deze uitgangspunten:

• vragen en losse correspondentie bewaren we zolang dat nodig is voor beantwoording en redelijke opvolging;
• klant-, reserverings- en intakegegevens bewaren we tijdens de klantrelatie en daarna alleen zolang dat noodzakelijk is voor administratie, nazorg, klachten of rechtsvorderingen;
• gegevens die behoren tot de fiscale administratie bewaren we volgens de wettelijke bewaarplicht, doorgaans zeven jaar;
• wettelijk vereiste gegevens over de eigenaar en vaccinatiebewijzen bewaren we minimaal gedurende de daarvoor geldende termijn, momenteel ten minste twee jaar nadat de hond is vertrokken;
• toestemming voor foto’s of video’s en het bewijs daarvan bewaren we zolang dat nodig is om de toestemming aan te tonen;
• technische loggegevens bewaren we alleen zolang dat noodzakelijk is voor beveiliging en probleemoplossing;
• back-ups bewaren we volgens een beperkte technische rotatie en niet langer dan nodig voor herstel, wettelijke verplichtingen of de afhandeling van incidenten.

Trek je toestemming voor foto’s of video’s in, dan stoppen we met nieuw gebruik en verwijderen we het materiaal waar redelijkerwijs mogelijk uit onze eigen actieve kanalen. Reeds gedeelde kopieën of berichten van anderen kunnen we niet altijd terughalen.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging en ongewenste openbaarmaking. Alleen personen en leveranciers die de gegevens nodig hebben, krijgen toegang.

Jouw privacyrechten

Je kunt ons verzoeken om:

• inzage in je persoonsgegevens;
• correctie of aanvulling;
• verwijdering, voor zover we de gegevens niet verplicht hoeven te bewaren;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens wanneer dat recht van toepassing is;
• bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

We reageren in beginsel binnen één maand. Om te voorkomen dat gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kunnen we om aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren.

Ben je niet tevreden over de manier waarop we met persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Geen geautomatiseerde besluitvorming

We nemen geen besluiten met belangrijke gevolgen voor klanten die uitsluitend door een geautomatiseerd systeem of profilering worden genomen. De beoordeling of een hond bij onze manier van werken past, gebeurt persoonlijk.

Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen als onze diensten, leveranciers of wettelijke verplichtingen veranderen. Op deze pagina staat steeds de nieuwste versie.